クラウド請求書発行システムのご紹介

ほんとにクラウドは必要なのか？

さて皆さん、インボイス対応でクラウドって必要なのでしょうか？

私の答えはインボイス制度とは関係なく、使った方がいいというものです。年賀状ではないので、手書きの請求書も味があっていいとか言っている場合ではありません。世の中まさにＤＸの時代です。Excelで自作のシステムを作って発行管理できている方！　それはそれで問題ないと思いますが、もしもまだ手書き請求書とか、毎回PCで入力して作成している方がおられたら、その作業はクラウドにすべきです。

法制度の改正とクラウドにすべき理由

①インボイス（適格請求書）制度 2023年10月開始

簡単に言うと請求書に税務署に登録した番号と税率を記載して発行しなければ、請求された側が仕入れ税額控除ができなくなって、消費税を余分に払わないといけなくなってしまうというものです。納税事業者から、仕入先にインボイスを発行依頼されます。登録しておかないとこれができないというのが問題点です。インボイスは7年間もの保管が必要です。

②電子帳簿保存法　2024年1月1日電子保存義務化

請求書類の電子保存が義務化されます。来年から印刷してキングファイルに保管はだめなんです。CMでもやってますよね。誤解のないように言うと、印刷したらダメではなくて、保管は電子的にしなさいという法律です。紙でもらった場合でも、決められた適正な仕様でスキャンして電子化データを保存しなければなりません。

以上２点の理由から、クラウドで作成して最初からPDF形式の請求書を作成し、クラウドに保存する。というのが最も簡単にこれらの法律要件に対応する方法だと思います。自宅PCにデータ保管されていてもOKですが、PCのディスクは壊れます。今やクラウドが最も安全安心なデータ保管場所です。

請求書作成クラウド

下表では、無料でも使えるクラウドを一部ご紹介します。

それぞれ無料範囲が、違っていて各社の考え方が、現れていますね。

“請求書を作るだけ”なら、「請求QUICK」がおすすめです。５ユーザーで50通まで無料っていうとたいていの商店とかでも十分でしょう。ただし他の書類を作ろうとするとお金がかかります。見積もりとか領収書とかの発行には、別のシステムがあってそちらに誘導されます。領収書とかについては、必要な場合は別途発行するということにすれば、これはいいかもしれません。領収書をつくるだけの無料システムもありますので。インボイス制度では請求書だけ対応すれば問題ありませんので考え方次第でいろんなシステム構築が可能です。　

「Misoca」は、いろいろやりたい方向けです。機能豊富なのですが、たくさん使うとお金がかかります。月15通のプランもあり、将来　弥生会計って税理士さんも使っているソフトにアップデートして会計全般をデジタル化したいという場合にお勧めになります。

「RaQool」っていうクラウドは、請求書/見積書についてはがっつり使っても980円までで、低価格が売りとなっています。取引相手先が５件以下と少なく、見積書と請求書をやり取りする方は、これなら無料でずっと使えます。

また各社の請求書郵送機能についてもコストを見ておいたほうがいいですね。相手先が「紙一択・・」とかいう会社の場合、ポチっとクリックするだけで、印刷して封筒に入れて郵送までしてくれる便利な機能です。大量に出す場合は、1通あたりの値段は気になりますよね。でも今後、電子帳簿保存法のこともあり、紙で送付を要求する会社は減ると思います。大きな会社なら、既に取引先に対してPDFの電子請求書に変更してくださいという要求をされているところが多くなってきています。

次回は、実際にいくつか使ってみた例をお示しします。乞う御期待！